Politique de confidentialité
Version 1.1 ·
La présente politique de confidentialité explique comment CIAO Clean, le site ciao-clean.be et l’application mobile associée pour l’enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage traitent les données à caractère personnel. Elle s’applique aux visiteurs du site, aux employeurs et donneurs d’ordre qui utilisent CIAO Clean, aux utilisateurs de l’application, aux travailleurs, aux indépendants, aux personnes de contact et aux autres personnes concernées.
1. Responsable du traitement et contact
Le responsable du traitement pour ce site et ce service est :
NEM Software S.L.
Avenida Juan Carlos I 17 bis, of. 24
35019 Las Palmas de Gran Canaria
Spain
Numéro d’entreprise : ESB13777594
E-mail : [email protected]
Pour toute question relative à la vie privée ou pour demander l’accès, la rectification, l’opposition, la limitation, la portabilité ou l’effacement de vos données, contactez-nous à [email protected]. Indiquez clairement que votre demande concerne la confidentialité ou la protection des données.
2. Données à caractère personnel que nous traitons
Selon votre utilisation de CIAO Clean, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Données d’identification et de compte | Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, langue, rôle, organisation, données d’entreprise, identifiant utilisateur |
| Données de travail et d’enregistrement | Employeur, donneur d’ordre, chantier ou lieu de travail, planning, check-in, check-out, horodatages, statut d’enregistrement, messages d’erreur et confirmations |
| Données de localisation | La localisation au moment du check-in ou du check-out, uniquement pour vérifier la présence sur ou à proximité d’un lieu de travail enregistré |
| Données d’appareil et données techniques | Type d’appareil, système d’exploitation, version de l’application, adresse IP, fichiers journaux, journaux de sécurité et d’erreur |
| Données de communication | E-mails, demandes de support, demandes de démonstration, feedback et correspondance administrative |
| Données du site et cookies | Cookies nécessaires, préférences de cookies et, uniquement après consentement, analyse limitée du site |
CIAO Clean n’est pas destiné à traiter des catégories particulières de données telles que des données de santé, des convictions religieuses ou une identification biométrique. Ne téléversez pas et n’enregistrez pas ce type de données, sauf demande explicite de notre part et existence d’une base juridique valable.
3. Utilisation de la localisation dans l’application mobile
L’application mobile peut demander l’accès à la localisation de l’appareil. Cette localisation est utilisée uniquement lorsqu’un utilisateur effectue un check-in ou un check-out, afin de vérifier que l’enregistrement correspond au bon lieu de travail.
CIAO Clean n’utilise pas de suivi permanent en arrière-plan et ne suit pas les utilisateurs entre les moments d’enregistrement. Si les données de localisation ne sont pas techniquement ou légalement nécessaires pour un enregistrement déterminé, elles ne sont pas utilisées à d’autres fins.
L’utilisateur peut gérer l’autorisation de localisation dans les paramètres iOS ou Android. Si l’accès à la localisation est refusé, certaines fonctions d’enregistrement peuvent être limitées ou indisponibles, car la présence ne peut pas être confirmée automatiquement.
4. Pourquoi nous traitons les données
Nous traitons les données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Création et gestion des comptes, rôles et organisations | Exécution d’un contrat |
| Enregistrement des check-ins, check-outs et présences sur les lieux de travail | Exécution d’un contrat ; obligations légales ou intérêts légitimes de l’employeur/du donneur d’ordre |
| Transmission, suivi et conservation des enregistrements et confirmations liés à l’enregistrement légal des présences | Obligation légale ; exécution d’un contrat |
| Sécurité, prévention de la fraude, journalisation et résolution d’erreurs | Intérêt légitime |
| Support, communication, demandes de démonstration et administration | Exécution d’un contrat ; intérêt légitime |
| Amélioration du site et du service | Intérêt légitime ou consentement lorsque les cookies/l’analyse l’exigent |
| Respect des obligations légales et défense de droits | Obligation légale ; intérêt légitime |
Lorsque nous demandons un consentement, par exemple pour les cookies non nécessaires ou les autorisations de l’application, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait n’affecte pas les traitements effectués légalement avant ce retrait.
5. Avec qui nous partageons les données
Nous ne vendons pas les données à caractère personnel et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
Les données peuvent être partagées avec :
- l’employeur, le donneur d’ordre ou l’organisation pour laquelle l’utilisateur travaille ou s’enregistre ;
- les autorités publiques compétentes ou plateformes officielles, notamment l’Office national de sécurité sociale belge (ONSS), lorsque les enregistrements de présence doivent légalement être transmis ou vérifiés ;
- les prestataires techniques qui agissent pour notre compte pour l’hébergement, la sécurité, le stockage, le support, l’e-mail, la journalisation, la surveillance ou l’analyse, dont la discussion en direct de Crisp, qui n’est chargée que lorsque vous ouvrez vous-même la discussion ;
- les conseillers professionnels, autorités ou tribunaux lorsque la loi l’exige ou lorsque cela est nécessaire pour protéger nos droits.
Nous concluons des accords de traitement appropriés avec nos sous-traitants. Les tiers qui accèdent aux données doivent offrir un niveau de protection équivalent et ne peuvent traiter les données que selon nos instructions ou leurs propres obligations légales.
6. Transferts internationaux
Nous visons à traiter les données à caractère personnel au sein de l’Espace économique européen. Si un prestataire traite des données en dehors de l’EEE, nous ne le faisons que lorsqu’un mécanisme de transfert valable existe, tel qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou d’autres garanties appropriées prévues par le RGPD.
7. Sécurité
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données, notamment le contrôle des accès, les connexions chiffrées, la journalisation, les sauvegardes, la limitation des droits d’accès et les contrôles de sécurité. Aucun système n’est totalement exempt de risque, mais nous limitons l’accès aux données aux personnes et prestataires qui en ont besoin.
8. Durées de conservation
Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée plus longue est légalement requise ou justifiée.
En règle générale :
- les données de compte et d’organisation sont conservées tant que le compte ou le contrat est actif, puis aussi longtemps que nécessaire pour l’administration, la preuve et les obligations légales ;
- les enregistrements de présence, confirmations et journaux d’audit sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour la conformité légale, les contrôles, les litiges et la preuve ;
- les données de support et de communication sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour traiter la demande et documenter notre service ;
- les journaux techniques sont conservés pendant une période limitée, sauf si une conservation plus longue est nécessaire pour la sécurité, l’analyse d’erreurs ou des raisons légales ;
- les données d’analyse du site sont conservées selon les paramètres de conservation du système d’analyse utilisé et uniquement lorsque l’analyse est active.
Lorsque les données ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les anonymisons.
9. Suppression de compte et suppression des données
Les utilisateurs peuvent demander la suppression de leur compte ou de leurs données à [email protected]. Nous traitons ces demandes conformément au RGPD.
Lorsqu’un compte est supprimé, nous supprimons ou anonymisons les données qui ne sont plus nécessaires. Certaines données ne peuvent pas être supprimées immédiatement lorsque nous ou nos clients devons les conserver pour l’enregistrement légal des présences, les obligations d’audit, les obligations contractuelles, la sécurité, les litiges ou les obligations comptables. Dans ce cas, nous limitons le traitement à ces finalités nécessaires.
Les employeurs ou organisations qui utilisent CIAO Clean peuvent également avoir leurs propres obligations légales de conservation. Un travailleur peut donc aussi contacter son employeur au sujet des données liées au travail.
10. Vos droits
En vertu du RGPD, sous réserve des conditions légales, vous avez le droit de :
- demander l’accès à vos données ;
- corriger des données inexactes ;
- demander l’effacement ;
- limiter le traitement ;
- vous opposer à certains traitements ;
- demander la portabilité des données ;
- retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Vous pouvez exercer ces droits à [email protected]. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de traiter une demande.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données ; en Espagne, de l’Agencia Española de Protección de Datos.
11. Cookies et analyse du site
Le site utilise des cookies nécessaires pour les fonctions de base, comme les préférences de cookies. L’analyse non nécessaire ne fonctionne qu’après votre consentement via la bannière de cookies. Vous pouvez modifier vos choix via les paramètres de cookies du site.
Plus d’informations figurent dans notre politique en matière de cookies.
12. Enfants
CIAO Clean est un service professionnel et ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment des données d’enfants à des fins marketing ou grand public. Lorsqu’un mineur est légalement autorisé à travailler et est enregistré par l’intermédiaire d’un employeur, le traitement s’inscrit dans le cadre de la relation de travail et des obligations légales applicables.
13. Modifications
Nous pouvons modifier cette politique lorsque notre service, la législation ou nos traitements évoluent. La date en haut du document indique la dernière mise à jour de cette version.