Privacybeleid
Versie 1.1 ·
Dit privacybeleid legt uit hoe CIAO Clean, de website ciao-clean.be en de bijhorende mobiele applicatie voor aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector persoonsgegevens verwerken. Het beleid is bedoeld voor bezoekers van de website, werkgevers en opdrachtgevers die CIAO Clean gebruiken, app-gebruikers, werknemers, zelfstandigen, contactpersonen en andere betrokkenen.
1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact
De verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en dienst is:
NEM Software S.L.
Avenida Juan Carlos I 17 bis, of. 24
35019 Las Palmas de Gran Canaria
Spain
Ondernemingsnummer: ESB13777594
E-mail: [email protected]
Voor privacyvragen, verzoeken tot inzage, correctie, bezwaar, beperking, overdraagbaarheid of verwijdering kunt u ons contacteren via [email protected]. Vermeld duidelijk dat uw vraag over privacy of gegevensbescherming gaat.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw gebruik van CIAO Clean kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Identificatie- en accountgegevens | Naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, taal, rol, organisatie, ondernemingsgegevens, gebruikers-ID |
| Werk- en registratiegegevens | Werkgever, opdrachtgever, werflocatie of werkplaats, planning, check-in, check-out, tijdstippen, registratiestatus, foutmeldingen en bevestigingen |
| Locatiegegevens | De locatie op het moment van check-in of check-out, uitsluitend om aanwezigheid op of nabij een geregistreerde werkplaats te controleren |
| Apparaat- en technische gegevens | Apparaattype, besturingssysteem, app-versie, IP-adres, logbestanden, beveiligings- en foutlogboeken |
| Communicatiegegevens | E-mails, supportvragen, demo-aanvragen, feedback en administratieve correspondentie |
| Website- en cookiegegevens | Noodzakelijke cookies, cookievoorkeuren en, alleen na toestemming, beperkte websiteanalyse |
CIAO Clean is niet bedoeld voor de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens, religieuze overtuiging of biometrische identificatie. Upload of registreer zulke gegevens niet, tenzij wij daar uitdrukkelijk om vragen en er een geldige rechtsgrond voor bestaat.
3. Locatiegebruik in de mobiele app
De mobiele app kan toegang vragen tot de locatie van het toestel. Die locatie wordt alleen gebruikt op het moment waarop een gebruiker in- of uitcheckt, om te controleren of de registratie bij de juiste werkplaats hoort.
CIAO Clean gebruikt geen permanente achtergrondtracking en volgt gebruikers niet tussen registratiemomenten. Als locatiegegevens technisch of wettelijk niet nodig zijn voor een bepaalde registratie, worden ze niet voor andere doeleinden gebruikt.
De gebruiker kan de locatietoestemming beheren via de instellingen van iOS of Android. Als locatietoegang wordt geweigerd, kunnen bepaalde registratiefuncties beperkt of onmogelijk zijn, omdat de aanwezigheid dan niet automatisch kan worden bevestigd.
4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Aanmaken en beheren van accounts, rollen en organisaties | Uitvoering van een overeenkomst |
| Registreren van check-ins, check-outs en aanwezigheid op werkplaatsen | Uitvoering van een overeenkomst; wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen van de werkgever/opdrachtgever |
| Doorsturen, opvolgen en bewaren van registraties en bevestigingen voor wettelijke aanwezigheidsregistratie | Wettelijke verplichting; uitvoering van een overeenkomst |
| Beveiliging, fraudepreventie, logging en foutopsporing | Gerechtvaardigd belang |
| Support, communicatie, demo-aanvragen en administratie | Uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
| Verbetering van de website en dienst | Gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer cookies/analyse dat vereisen |
| Naleving van wettelijke verplichtingen en verdediging van rechten | Wettelijke verplichting; gerechtvaardigd belang |
Wanneer wij toestemming vragen, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies of app-permissies, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. Intrekking heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig gebeurden.
5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertentiedoeleinden.
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:
- de werkgever, opdrachtgever of organisatie waarvoor de gebruiker werkt of registreert;
- bevoegde overheidsdiensten of officiële platformen, waaronder de RSZ, wanneer aanwezigheidsregistraties wettelijk moeten worden doorgestuurd of gecontroleerd;
- technische dienstverleners die in onze opdracht hosting, beveiliging, opslag, support, e-mail, logging, monitoring of analyse leveren, waaronder de live chat van Crisp, die pas wordt geladen wanneer u de chat zelf opent;
- professionele adviseurs, autoriteiten of rechtbanken wanneer dit wettelijk vereist is of nodig is om onze rechten te beschermen.
Met verwerkers sluiten wij passende verwerkersovereenkomsten. Derden die toegang krijgen tot persoonsgegevens moeten een gelijkwaardig beschermingsniveau bieden en mogen de gegevens alleen verwerken volgens onze instructies of volgens hun eigen wettelijke verplichtingen.
6. Internationale doorgiften
Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als een dienstverlener persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, doen wij dat alleen wanneer er een geldig doorgiftemechanisme bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere passende waarborgen onder de AVG.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder toegangsbeheer, versleutelde verbindingen, logging, back-ups, beperking van toegangsrechten en beveiligingscontroles. Geen enkel systeem is volledig risicovrij, maar wij beperken toegang tot persoonsgegevens tot personen en dienstverleners die deze nodig hebben.
8. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.
In grote lijnen hanteren wij de volgende principes:
- account- en organisatiegegevens worden bewaard zolang het account of contract actief is en daarna zolang nodig voor administratie, bewijsvoering en wettelijke verplichtingen;
- aanwezigheidsregistraties, bevestigingen en auditlogboeken worden bewaard zolang nodig voor wettelijke naleving, controle, betwisting en bewijsvoering;
- support- en communicatiegegevens worden bewaard zolang nodig om de vraag te behandelen en onze dienstverlening te documenteren;
- technische logbestanden worden beperkt bewaard, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging, foutanalyse of wettelijke redenen;
- websiteanalyse wordt alleen bewaard volgens de ingestelde bewaartermijnen van het gebruikte analysesysteem en alleen wanneer analyse actief is.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij ze.
9. Accountverwijdering en gegevensverwijdering
Gebruikers kunnen verwijdering van hun account of persoonsgegevens aanvragen via [email protected]. Wij behandelen zulke verzoeken volgens de AVG.
Bij accountverwijdering verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens die niet langer nodig zijn. Bepaalde gegevens kunnen niet onmiddellijk worden verwijderd wanneer wij of onze klanten ze moeten bewaren om wettelijke aanwezigheidsregistraties, auditverplichtingen, contractuele verplichtingen, beveiliging, geschillen of boekhoudkundige verplichtingen na te leven. In dat geval beperken wij de verwerking tot die noodzakelijke doeleinden.
Werkgevers of organisaties die CIAO Clean gebruiken, kunnen ook eigen wettelijke verplichtingen hebben om registraties te bewaren. Een werknemer kan daarom ook bij zijn werkgever terecht voor vragen over werkgerelateerde gegevens.
10. Uw rechten
Onder de AVG heeft u, binnen de wettelijke voorwaarden, het recht om:
- inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- gegevensoverdraagbaarheid te vragen;
- toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming steunt.
U kunt deze rechten uitoefenen via [email protected]. Wij kunnen vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij een verzoek uitvoeren.
U heeft ook het recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit; in Spanje is dat de Agencia Española de Protección de Datos.
11. Cookies en websiteanalyse
De website gebruikt noodzakelijke cookies voor basisfuncties zoals cookievoorkeuren. Niet-noodzakelijke analyse draait alleen nadat u daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner. U kunt uw voorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op de website.
Meer informatie staat in ons cookiebeleid.
12. Kinderen
CIAO Clean is een zakelijke dienst en is niet gericht op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen voor marketing- of consumentendoeleinden. Wanneer een minderjarige wettelijk mag werken en via een werkgever wordt geregistreerd, gebeurt de verwerking in de context van de arbeidsrelatie en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
13. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienst, wetgeving of gegevensverwerking wijzigt. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer deze versie laatst werd bijgewerkt.